Ընտրում ենք ախտորոշվող գործընթացը
Սկսում ենք օգտվողների խնդիրներից ու բիզնեսի նպատակից․ հայտերը կրկնվում են, գործարքները կանգ են առնում, դերերը հասկանալի չեն կամ հաշվետվությունները տարբերվում են։ Որոշում ենք ստուգվող ձագարը, օբյեկտներն ու գրառումների օրինակները։ Մի քանի բաժնի ներգրավման դեպքում համաձայնեցնում ենք յուրաքանչյուր փուլի սահմանները, որպեսզի խոստացված աուդիտը համապատասխանի իրական ընդգրկմանը։
Ինչ ենք դիտարկում պորտալում
Ուսումնասիրում ենք փուլերն ու անցման կանոնները, պարտադիր դաշտերը, պատասխանատուներին, հասանելիության դերերը, գործող ավտոմատացումն ու միացված ալիքները։ Կարգավորումները համեմատում ենք թիմի փաստացի աշխատանքի հետ։ Հայտի ալիքը ստուգում ենք հասանելի ապացույցներով․ իրական ուղարկում կատարում ենք միայն առանձին թույլատրված փորձնական ստուգմամբ։
- Դիմումի ճանապարհը՝ ստացումից մինչև աշխատակցի հաջորդ գործողություն։
- Ընտրված տվյալների որակը և հնարավոր կրկնօրինակների պատճառները։
- Կրկնությունները, բացառություններն ու ավտոմատ գործողությունների վերահսկումը։
- Հաշվետվությունների և CRM-ի օգտագործման կանոնների հստակությունը։
Ինչպես պատրաստել հասանելիությունն ու օրինակները
Պետք են պորտալի հասցեն, ամպային կամ սեփական սերվերի տարբերակը, գործող սակագինն ու խնդիրների նկարագրությունը։ Հաճախորդը հրավիրում է առանձին օգտվողի՝ համաձայնեցված իրավունքներով և ժամկետով։ Առաջին ուսումնասիրության համար բավարար են անհրաժեշտ դաշտերն ու մի քանի համապատասխան օրինակներ․ ամբողջ հաճախորդային բազան արտահանելու կարիք չկա։ Անհասանելի բաժինները նշում ենք հաշվետվությունում։
Ինչ է ստանում գործընթացի սեփականատերը
Հանձնում ենք դիտարկումներով, ապացույցներով և առաջնահերթություններով հաշվետվություն։ Յուրաքանչյուր առաջարկության համար բացատրում ենք լուծվող խնդիրը, անհրաժեշտ փոփոխությունն ու արդյունքի ստուգման եղանակը։ Տարբերակում ենք հաստատված սխալը, ռիսկը և լրացուցիչ ախտորոշում պահանջող հարցը։ Պլանը քննարկում ենք նոր աշխատանքային կանոնների ընդունման պատասխանատուի հետ։
- Հաստատված բացահայտումները համաձայնեցված ընտրանքում։
- Բարելավումների փուլային պլանը և կախվածությունները։
- Առանձին աշխատանքների ցանկը՝ հետագա գնահատման համար։
Աուդիտի ծավալը և հետագա փոփոխությունները
Արժեքը որոշում ենք գործընթացների, ընտրանքի և ինտեգրացիաների բարդության հիման վրա։ Պորտալի ընտրված մասի ստուգումը բոլոր հնարավոր սխալների ախտորոշում չէ։ Լիցենզիաները, մատակարարների ծախսերը, նոր անհատական կոդն ու համաձայնեցված ծավալից դուրս աշխատանքները ներառված չեն։ Ուղղումներն առանձին փուլ են․ հաշվետվությունը հանձնելը չի համարվում պորտալի ուղղում։
Սկսենք թիմի հիմնական խնդրից
Ուղարկեք դժվարության նկարագրությունը, Bitrix24-ի տեսակը և ստուգման ենթակա գործընթացը։ Կհամաձայնեցնենք ընտրանքը, հասանելիությունն ու հաշվետվության կազմը։